教えて！弁護士相談Q&A「第三者管理者方式について」

１　第三者管理者方式とは
今回は、「第三者管理者方式」に関するご質問ですが、管理業者（管理会社）に管理業務を委託している既存マンションは少なくありません。
そこで、「第三者管理者方式」と「従来型の管理業者に管理業務を委託する場合」とがどのように異なるかを理解するためには、前提として区分所有法における「管理者」の概念を理解する必要があります。

区分所有法において「管理者」とは、管理組合の業務執行者であり、対外的には区分所有者を代表する者という位置づけになります。管理者の権限として、共用部分等の保存、集会決議の実行等が定められています（同法25条以下）。
従来型の理事（理事会）が存在する管理組合では、総会において予算や基本事項が決定され、これに基づき「管理者」である理事長が業務執行を行うことになります。管理業者（管理会社）はこのサポートを行うという関係にあります。
他方で、いわゆる「第三者管理者方式」にはその形態に複数のバリエーションがあり、①理事会を存続させながら、理事や理事長に外部専門家を就任させるパターン（外部専門家が「役員」に就任）や、②理事会機能を外部専門家に委託するパターン（外部専門家が「管理者」に就任）があり、ご質問のケースは、理事会機能を管理業者に委託するパターンに該当します。
なお、後述の国土交通省「外部専門家等の活用のあり方に関するワーキンググループ」においては、理事会機能をまるごと管理業者に委託するパターンを念頭に「外部管理者方式」「管理業者管理方式」などと呼称することも検討されているようです。

近年では、投資用マンションやリゾートマンション、さらには高級新築マンションなどで管理業者を「管理者」とする第三者管理者方式が採用されつつあります。
他方、ご質問のように、いわゆる実需向けの既存マンションの中からも、理事のなり手不足などを背景に、第三者管理者方式を採用する動きが進みつつあると言われています。

２　第三者管理者方式における問題点
組合員による理事会を廃止した第三者管理者方式（管理業者が「管理者」に就任するパターン）においては、管理業者の意思が強く反映され、結果として、利益相反につながるおそれがある（とりわけ、大規模修繕工事等の発注を管理業者自身に発注する、管理者が組合の保管口座の印鑑と通帳の両方を保管する等のケースが想定されます）との弊害が指摘されています。
また、組合員が管理者としての業務に不満を持ち解任しようとする場合、管理規約に管理者の固有名詞が記載されている場合にはその変更には特別決議（組合員総数の４分の３以上の出席かつ議決権総数の４分の３以上の賛成）が必要となります。
そもそも、解任について決議するための総会（特別総会）を招集するためにも、理事会が総会を招集するということは考えられないことから、組合員自身が組合員総数の５分の１以上で議決権総数の５分の１以上の同意を集めなければならず（区分所有法34条3項）、組合員による理事会機能がない中では決して容易なことではありません。
ご質問のケースでも、総会の開催や管理規約の改正等に向けて、多数の組合員の賛同を得る活動を行うところから始める必要があります。

このように、一旦理事会を廃止した第三者管理者方式（外部専門家が「管理者」に就任するパターン）が採用されますと、元の組合員自身による理事会を復活させることは容易ではありません。そのため、その採用には慎重な判断が求められます。

３　第三者管理者方式に関する今後の動き
第三者管理者方式に関しては、2023年10月、国土交通省に「外部専門家等の活用のあり方に関するワーキンググループ」が設置され、2024年3月までに全5回のワーキンググループの開催を経て、「外部専門家の活用ガイドライン」改正案の取り纏めが予定されています。
そこでは、第三者管理者方式における管理組合の運営のあり方、財産の分別管理のあり方、管理業者が管理者の地位を離れる場合のプロセス、日常の管理での利益相反取引や大規模修繕工事等におけるプロセスや情報開示のあり方について一定の指針が示される見込みです。

第三者管理者方式に関心をお持ちのマンションは、この動きに注視いただきたいと思います。

＊大規模修繕工事新聞2024年2月号に掲載された原稿に一部加筆修正を加えています。